Documentele flotei și ale șoferilor, cu reminder înainte să expire
Din lista camioanelor și a șoferilor aflați ce a expirat, ce expiră în următoarele 30 de zile și cine trebuie să se ocupe. La un om ajung doar documentele expirate și cele fără dată. Încercați acum, pe lista dumneavoastră.
Ce fișiere încărcați
-
Lista camioanelornecesar
Nr. de înmatriculare și câte o coloană de dată pentru ITP, RCA, rovinietă, verificarea tahografului, copia conformă.
.xlsx, .csv
-
Lista șoferiloropțional
Numele, camionul alocat și câte o coloană de dată pentru permis, atestat, card tahograf, aviz medical.
.xlsx, .csv
Le puteți încărca pe rând sau împreună, chiar și o singură listă.
Fiecare camion și șofer, cu următorul document care expiră
Ce e valabil rămâne în panou, ce expiră curând primește reminder, iar documentele expirate sau fără dată se opresc la un om.
Rezultat
Termenele se calculează în câteva milisecunde; jurnalul este încetinit intenționat, ca să poată fi urmărit.
Apăsați pe un rând pentru toate documentele și pentru decizie. Nimic nu pleacă din demo; reminderele sunt simulate.
Ce se schimbă la dumneavoastră și ce rămâne la un om
Termenele sunt aceleași ca în demo. Diferă sursa datelor, reminderele și locul unde se păstrează documentele.
- În demo
Încărcați de mână lista camioanelor și a șoferilor.
În implementareDatele se iau din programul de flotă, din GPS sau din Excelul pe care îl țineți acum, iar documentul nou actualizează singur data.
- În demo
Reminderele sunt simulate.
În implementarePersoana responsabilă primește reminderul pe email sau SMS la 30, 14 și 7 zile, până când data se schimbă.
- În demo
Lista se verifică o singură dată.
În implementareÎnainte de fiecare cursă, camionul și șoferul se verifică automat, iar planificatorul vede ce nu poate pleca.
Decizia unui om
- Camionul cu ITP sau RCA expirat
- Șoferul cu atestat sau card expirat
- Documentul fără dată în evidență
- Scoaterea din cursă până la reînnoire
- Programarea la ITP sau la medic
- Plata reînnoirilor
Nimic nu scoate singur un camion din cursă. Automatizarea arată ce a expirat, iar decizia și reînnoirea rămân la persoana desemnată.
Stabilim împreună cum se urmăresc documentele flotei la dumneavoastră: o discuție de 30 de minute, fără obligații.
Programați o analiză- Excel
- Outlook / Gmail
- SMS
- WhatsApp Business
- Saga
- WinMentor
- alt program de flotă sau GPS, prin import de fișiere, bază de date sau API
Detalii tehnice instrumentele cu care construim
- n8n
- Make
- Power Automate
- Python
- C#
- PowerShell
Alegem instrumentul în funcție de proces și de mediul în care trebuie să ruleze: în cloud, pe serverele dumneavoastră sau hibrid.
Ce vă costă astăzi documentele flotei
Fiecare camion și fiecare șofer au câte patru-cinci termene diferite. Ținute într-un Excel sau în memoria cuiva, se pierd exact când camionul e pe drum.
Prea multe termene
La 20 de camioane și 20 de șoferi sunt aproape 200 de date de urmărit, fiecare cu altă perioadă de valabilitate.
Aflați prea târziu
Un document expirat se descoperă la un control sau în ziua cursei, când reînnoirea nu mai încape în program.
Depinde de un om
Excelul îl știe o singură persoană. Când e în concediu, nu se mai uită nimeni la el.
Costul exact depinde de mărimea flotei și de timpul alocat evidenței.Calculați cu cifrele dumneavoastră
Termenele sunt date exacte. AI ajută doar la documentele care vin ca poze.
Fără AI
Calculate exact, din listă:
- Ce a expirat și ce expiră
- Reminderele la 30, 14 și 7 zile
- Calendarul reînnoirilor
- Verificarea înainte de cursă
Cu AI
Acolo unde e nevoie de interpretare:
- Data citită din poza unui ITP sau a unei polițe
- Documentul primit pe WhatsApp, asociat camionului
- Rezumatul lunii pentru conducere
Cât vă costă evidența documentelor flotei, azi și după automatizare?
Introduceți trei valori despre documentele flotei. Adăugați apoi ipotezele pentru după automatizare: rezultatul este o estimare orientativă, pe care o verificăm împreună în analiză.
Economie potențială estimată
-60 RONpe lună
-720 RONpe an
În prezent300 RON
După automatizare360 RON
- Verificare: 48 documente × 0 min
- 0 RON
- Excepții: 12 documente × 5 min
- 60 RON
- Costul automatizării
- 300 RON
4 ore recuperate lunar ≈ 1 zi de lucru
- Timp recuperat anual
- 48 ore
- Recuperarea investiției
- după analiză
Estimare orientativă, din cifrele introduse de dumneavoastră. Nu este o economie sau o rentabilitate garantată.
Trimiteți-mi calculul pe email
Despre documentele flotei
Datele încărcate în demo sunt trimise undeva?
Nu. Demo-ul rulează integral în browserul dumneavoastră: listele sunt citite pe calculatorul dumneavoastră și dispar când închideți pagina. Nu sunt încărcate pe serverul nostru.
Ce fișiere pot încărca în demo?
Lista camioanelor, cu numărul de înmatriculare și câte o coloană de dată pentru ITP, RCA, rovinietă, verificarea tahografului și copia conformă, și lista șoferilor, cu numele și câte o coloană de dată pentru permis, atestat, card tahograf și aviz medical. Excel sau CSV; nu e nevoie de toate coloanele.
Demo-ul știe cât e valabil fiecare document?
Nu. Citește data de expirare din fișier și nu aplică reguli legale de valabilitate. Valabilitatea diferă după tipul vehiculului și după document, deci data corectă rămâne cea de pe document.
Ce se întâmplă cu un document expirat?
Ajunge la un om: acesta introduce noua dată sau scoate camionul sau șoferul din curse până la reînnoire. Decizia se poate anula.
Pot schimba cu cât timp înainte vine reminderul?
Da. În demo alegeți 30, 60 sau 90 de zile. În implementare se stabilește separat pentru fiecare document, de exemplu mai devreme pentru atestat, unde e nevoie de curs.
Ce face automatizarea în plus față de demo?
Ține lista la zi din programul pe care îl aveți, trimite reminderele singură și verifică înainte de fiecare cursă dacă au camionul și șoferul documentele valabile.
Trebuie să schimbăm programul de flotă?
Nu. Automatizarea lucrează cu programul pe care îl aveți, prin export, bază de date sau API, ori cu Excelul pe care îl țineți acum.
Cât costă?
Costul depinde de proces, numărul de sisteme implicate și complexitatea automatizării. Începem cu o analiză a procesului, după care vă putem oferi o estimare clară a implementării.
Nu ați găsit răspunsul?Întrebați-ne direct sau programați o analiză
Alte procese pe care le automatizăm
- Facturile de la furnizori sunt procesate manualFacturile din SPV pot fi citite, verificate și înregistrate automat în contabilitate.
- Facturile emise ajung respinse în SPVFacturile pot fi verificate înainte de trimitere și urmărite până la validare, în termenul de 5 zile lucrătoare.
- Încasările și restanțele sunt urmărite manualPlățile pot fi asociate automat facturilor, iar clienții cu restanțe pot primi remindere programate.
- Plățile se introduc manual în internet bankingFacturile scadente pot intra automat în plată, cu IBAN-ul verificat și fișierul gata pentru bancă.
- Confirmările de sold se fac de mână la final de anExtrasele de cont pot fi pregătite din fișa partenerilor, iar răspunsurile comparate automat, document cu document.
- Borderourile de ramburs se potrivesc de mână cu facturileFiecare poziție din borderou își poate găsi automat factura, iar încasările ajung gata de înregistrare.
- Raportul lunar durează zile întregiRaportul poate fi generat automat și trimis conducerii la o dată fixă, de exemplu pe 1 ale lunii.
- Solicitările clienților se pierd în căsuța de emailSolicitările pot fi înregistrate în CRM și atribuite persoanei responsabile, cu un răspuns propus.
- Aceeași comandă este introdusă în mai multe programeComanda poate fi preluată automat în ERP, cu rezervarea stocului, factura și AWB-ul.
- Facturile și AWB-urile se fac de mânăComenzile pot fi verificate automat, iar AWB-ul și factura ies fără tastare; adresele nesigure ajung la un om.
- Aprobările și documentele circulă pe email, fără evidențăCererile pot ajunge direct la aprobator, iar clienții noi pot fi înregistrați automat în CRM.
- Jurnalul de TVA se verifică manual cu SPVJurnalele pot fi comparate automat cu facturile din e-Factura, iar diferențele ajung la contabil înainte de decont.
- Pontajul se copiază manual în ExcelOrele pot fi împărțite automat în normale, suplimentare, de noapte și de sărbătoare, gata pentru salarizare.
- Transporturile se declară de mână în e-TransportAvizele pot fi verificate și declarate automat, iar codul UIT ajunge pe aviz și la șofer.
- Decontul precompletat nu se compară cu cel depusD300 și P300 pot fi comparate automat, rând cu rând, iar cauzele rămân într-o notă internă.
- Comenzile de pe WhatsApp se tastează de mânăMesajele și apelurile pot deveni linii de comandă în ERP, iar ce e neclar ajunge la un om.
- Comenzile Shopify se copiază de mână în FGO și la curierFiecare comandă poate deveni AWB, factură și email către client, iar adresele nesigure ajung la un om.
- Facturile de transport așteaptă POD-urileScanurile CMR/POD pot fi potrivite automat cu comenzile, iar cursele fără document apar într-o listă.
- Extrasul de carburant nu ajunge pe curseFiecare alimentare poate fi repartizată automat pe camion și cursă, iar anomaliile ajung la un om.
- Ofertele se calculează zile întregi în ExcelDin lista de materiale, manoperă, regie și marjă poate ieși oferta, cu prețurile vechi semnalate.
- Stocul se actualizează de mână pe fiecare marketplaceStocul și prețul din WinMentor pot ajunge singure pe eMAG, Trendyol și Altex, iar excepțiile la un om.
- Licitațiile se caută de mână în fiecare ziAnunțurile potrivite pot ajunge într-un email zilnic, cu motivul și termenul fiecăruia.
- Termenele REGES se țin minte sau în ExcelTermenul fiecărei angajări, modificări sau încetări poate fi socotit automat, cu reminder înainte și dovada păstrată.
- Alt proces decât cele prezentateDescrieți-l pe scurt și vă spunem dacă merită automatizat.
Analizăm împreună documentele flotei la dumneavoastră
Precizați câte camioane și câți șoferi aveți și unde țineți acum evidența.
SunațiWhatsAppMulțumim!
Am primit mesajul. Vă răspundem cât mai curând și, dacă procesul se potrivește, stabilim împreună o analiză gratuită de 30 de minute.
Urmează o analiză gratuită de 30 de minute, apoi primiți harta procesului și o estimare de durată și cost.
Sau programați direct o analiză