Cum vă protejăm datele
Automatizările lucrează cu facturi, extrase, emailuri și date de clienți. Pe scurt, aici găsiți ce acces cerem, unde rulează automatizările, ce ajunge la servicii AI și cum păstrați controlul.
- Pot rula pe serverele dumneavoastrăPentru date sensibile, fluxul poate fi construit astfel încât documentele să rămână în rețeaua companiei.
- AI extern doar dacă stabilim astaConvenim în scris ce date se procesează, unde și de ce servicii.
- Drepturi minimeAutomatizarea primește doar accesul de care are nevoie fluxul.
- Jurnal pentru fiecare execuțieȘtiți oricând ce a făcut automatizarea și când.
1. Unde rulează automatizările
În cloud, local sau hibrid. Alegem împreună varianta potrivită pentru datele, aplicațiile și cerințele companiei dumneavoastră.
- Local: pe calculatoarele sau serverele companiei. Potrivit atunci când datele trebuie să rămână în infrastructura dumneavoastră; în acest caz, fluxul nu trimite documentele în afara rețelei.
- Cloud: automatizări conectate la aplicațiile online pe care le folosiți deja.
- Hibrid: infrastructura locală combinată cu servicii cloud, pentru procese care au nevoie de ambele medii.
2. Ce acces cerem
Automatizarea primește doar drepturile de care are nevoie fluxul. Câteva exemple:
- e-Factura (SPV): prin interfața oficială pusă la dispoziție de ANAF. Accesul se autorizează cu certificatul digital al firmei sau al unei persoane împuternicite și se reînnoiește periodic.
- Email: prin interfețele oficiale (Microsoft Graph, Gmail API sau IMAP), cu acces exclusiv la adresele stabilite împreună.
- Bancă: automatizarea nu are drepturi de plată. Lucrează doar cu extrasul de cont, cu drept de citire.
- ERP și contabilitate: drepturi minime, doar pentru operațiile din flux, de exemplu înregistrarea facturilor validate.
3. AI și datele dumneavoastră
Folosim AI doar acolo unde aduce valoare; pentru multe procese, automatizarea clasică este mai potrivită și mai predictibilă. De exemplu, datele unei facturi din e-Factura se citesc exact din fișierul XML, fără AI.
Dacă un pas al automatizării folosește un serviciu AI extern, stabilim împreună, în scris, ce date ajung acolo. Pentru date sensibile, pasul respectiv poate folosi reguli clasice sau un model AI care rulează în infrastructura companiei. Stabilim încă din analiză ce date se procesează și unde.
4. Deciziile importante rămân la echipa dumneavoastră
Acolo unde o greșeală ar costa (facturi, plăți, date de clienți), automatizarea nu decide singură: cazurile neclare ajung la persoana desemnată, împreună cu motivul și cu documentele asociate. Pragurile și regulile le stabiliți dumneavoastră.
5. Evidență, monitorizare și alerte
- Fiecare execuție este înregistrată în jurnal.
- La aprobări, jurnalul arată cine a aprobat și când.
- Dacă un pas eșuează, aflați imediat, nu la sfârșitul lunii.
6. Contract și GDPR
Înainte de începerea lucrului stabilim în scris, prin contract, cum sunt tratate datele companiei prelucrate de automatizări, inclusiv ce servicii AI sunt folosite și unde rulează.
Când automatizarea prelucrează date cu caracter personal în numele dumneavoastră (de exemplu, date ale clienților sau ale angajaților), contractul include și clauzele de prelucrare cerute de art. 28 din GDPR.
Pentru datele trimise prin formularele de pe site, consultați Politica de confidențialitate.
7. După lansare
Nu rămâneți cu o cutie neagră: o automatizare e utilă doar cât timp știți ce face și cineva are grijă de ea.
- Documentație: ce face fluxul, de unde ia datele și ce faceți dacă ceva se schimbă.
- Predare echipei: vă arătăm cum funcționează și cum se tratează excepțiile.
- Monitorizare și alerte: dacă un pas eșuează, aflați imediat.
- Mentenanță: când se schimbă ERP-ul, un formular sau o regulă ANAF, ajustăm fluxul.
Aveți și alte întrebări?
Răspundem la orice întrebare despre securitate înainte de a începe, inclusiv în analiza gratuită de 30 de minute.