Programați o analizăProgramați

Borderourile de ramburs, potrivite automat cu facturile din WinMentor

Din borderoul Fan Courier și lista facturilor neachitate, fiecare poziție își găsește factura: întâi după comandă, apoi după nume și sumă. Pozițiile sigure ajung gata de înregistrare în BANCI, iar cele nesigure la un om, cu factura propusă. Încercați acum, pe fișierele dumneavoastră.

sau trageți-le aici .xlsx, .csv, MT940
Fără cont · fără instalare

Ce fișiere încărcați

  1. Borderoul de rambursnecesar

    Fișierul primit de la curier, cu un rând pe colet: AWB, referința comenzii, data livrării, ramburs, destinatar.

    .xlsx, .csv

  2. Facturile neachitatenecesar

    Exportul FACTURI din WinMentor: număr, dată, partener, total, rest de încasat și observații, cu numărul comenzii.

    .xlsx, .csv

  3. Extrasul bancaropțional

    Extrasul de cont în format MT940, ca totalul borderoului să fie verificat cu banii intrați.

    .sta, .txt

Puteți încărca fișierele în orice ordine: se adaugă la ce există.

Datele clienților rămân la dumneavoastră. Fișierele sunt citite doar în browser, pe acest dispozitiv, și nu sunt trimise nicăieri: nici în WinMentor, nici la echipa Reflex Logic. Înregistrarea în BANCI din demo este simulată.

Demo

Fiecare poziție din borderou, legată de factura ei

Pozițiile sigure merg spre BANCI, iar diferențele, pozițiile fără comandă și facturile negăsite se opresc la un om.

Platforma
jurnal ·borderou de rambursîn așteptare

Rezultat

0poziții în borderou
0potrivite sigur, aceeași comandă și sumă
0rânduri gata pentru BANCI
0la un om, cu motivul scris

Potrivirea durează câteva milisecunde pentru sute de poziții; jurnalul este încetinit intenționat, ca să poată fi urmărit.

Demo și implementare

Ce se schimbă la dumneavoastră și ce rămâne la un om

Regulile sunt aceleași ca în demo. Diferă sursa fișierelor și înregistrarea în WinMentor.

  • În demo

    Încărcați de mână borderoul, facturile și extrasul.

    În implementare

    Borderoul se preia din email sau dintr-un folder, pentru fiecare platformă, iar facturile se citesc din WinMentor: DocImpServer, cu GetSoldDetaliat, sau un export FACTURI.

  • În demo

    Excepțiile se decid pe această pagină.

    În implementare

    Alerta ajunge pe email, iar deciziile se iau dintr-o pagină simplă de excepții. După decizie, poziția reia fluxul de unde a rămas.

  • În demo

    Înregistrarea în BANCI este simulată.

    În implementare

    Încasările intră în BANCI prin DocImpServer, după validarea cu versiunea WinMentor și firma de suport, întâi pe o firmă de test, nu pe datele reale.

Decizia unui om

  • Diferențele de 0,01 sau 0,10
  • Încasarea parțială
  • Poziția fără număr de comandă
  • Factura negăsită
  • Suma lăsată nealocată
  • Regula de rotunjire, dacă o aprobați

Nicio poziție nesigură nu se înregistrează automat. Fiecare excepție vine cu motivul și, când există, cu factura propusă; decizia rămâne la dumneavoastră.

Stabilim împreună cum arată potrivirea borderourilor la dumneavoastră: o discuție de 30 de minute, fără obligații.

Programați o analiză
Funcționează cu
  • WinMentor
  • Fan Courier
  • Extras MT940
  • Excel
  • Outlook / Gmail
  • GLS, Netopia și Sameday, în curând

Ce automatizăm în jurul WinMentor

Detalii tehnice ce este nevoie și cu ce construim
Este nevoie de
  • Formatul borderoului (.xlsx)
  • DocImpServer sau export FACTURI
  • Numărul comenzii pe factură, în observații
Construim cu
  • n8n
  • Make
  • Power Automate
  • Python
  • C#
  • PowerShell

Alegem instrumentul în funcție de proces și de mediul în care trebuie să ruleze: în cloud, pe serverele dumneavoastră sau hibrid.

Problema

Ce vă costă astăzi borderourile

În fiecare zi, aceeași muncă: fiecare poziție căutată în FACTURI și tastată în BANCI, de la prima la ultima.

  • Căutare în FACTURI

    Factura se caută poziție cu poziție, după comandă sau după nume. Numele vine scris altfel, iar comenzile au sufixe BIS.

  • Tastare în BANCI

    Suma, plătitorul și factura de legătură se introduc rând cu rând. Într-un borderou lung, o greșeală de tastare se găsește greu.

  • Diferențe observate târziu

    Diferențele de 0,01 sau 0,10, încasările parțiale și pozițiile fără comandă ies la iveală abia când soldul clientului nu mai iese.

Costul exact depinde de numărul de poziții și de timpul pierdut cu fiecare.Calculați cu cifrele dumneavoastră

Unde folosim AI

Potrivirea după comandă și sumă e o regulă exactă. AI ajută doar unde lipsește comanda.

Fără AI

Calculate exact, din fișiere:

  • Numărul comenzii, curățat de sufixul BIS
  • Potrivirea după comandă și sumă
  • Interdicția de a folosi o factură de două ori
  • Verificarea totalului cu extrasul

Cu AI

Acolo unde e nevoie de interpretare:

  • Propunerea pentru pozițiile fără comandă
  • Numele scrise foarte diferit
  • Borderourile primite ca PDF
Calculator

Cât vă costă potrivirea borderourilor, azi și după automatizare?

Introduceți trei valori despre pozițiile din borderouri. Adăugați apoi ipotezele pentru după automatizare: rezultatul este o estimare orientativă, pe care o verificăm împreună în analiză.

Situația de azi

min
RON
Ipoteze după automatizare Verificare, excepții și costuri · ajustați
min
%
Dacă nu cunoașteți costul, păstrați valoarea orientativă sau solicitați o analiză. Cu 0 RON vedeți doar timpul economisit.
RON
RON

Costul implementării se stabilește după analiza procesului.

Cum calculăm

Ore pe lună = volum × minute ÷ 60. Cost în prezent = ore × cost orar. După automatizare, excepțiile (procentul ales, rotunjit la documente întregi) se lucrează manual ca azi, iar restul documentelor doar se verifică: cost după = verificare × cost orar + excepții × cost orar + costul lunar al automatizării. Economia = cost în prezent − cost după; pe an = economia lunară × 12. Recuperarea investiției = investiție ÷ economia lunară, calculată doar cu o investiție introdusă și o economie pozitivă. O zi de lucru are 8 ore. Cifrele de după automatizare sunt ipoteze, nu rezultate măsurate; nu includem costul erorilor sau al întârzierilor.

estimareazi și după automatizare

Economie potențială estimată

660 RONpe lună

7.920 RONpe an

În prezent1.200 RON

După automatizare540 RON

Verificare: 480 poziții × 0 min
0 RON
Excepții: 120 poziții × 2 min
240 RON
Costul automatizării
300 RON

16 ore recuperate lunar ≈ 2 zile de lucru

Timp recuperat anual
192 ore
Recuperarea investiției
după analiză
Discutăm cifrele în analiză

Estimare orientativă, din cifrele introduse de dumneavoastră. Nu este o economie sau o rentabilitate garantată.

Trimiteți-mi calculul pe email

Primiți cifrele de mai sus pe email. Adresa ajunge și la noi, ca să vă putem răspunde dacă aveți întrebări; nu vă abonăm la nimic. Detalii

Întrebări frecvente

Despre borderourile de ramburs

Fișierele încărcate în demo sunt trimise undeva?

Nu. Demo-ul rulează integral în browserul dumneavoastră: borderoul, facturile și extrasul sunt citite pe calculatorul dumneavoastră și dispar când închideți pagina. Nu sunt încărcate pe serverul nostru și nu ajung în WinMentor. Înregistrarea în BANCI din demo este simulată.

Ce fișiere pot încărca în demo?

Borderoul de ramburs primit de la curier, în Excel sau CSV, cu un rând pe colet: AWB-ul, referința comenzii, data livrării, rambursul și destinatarul. Apoi lista facturilor neachitate din WinMentor (exportul FACTURI): numărul, data, partenerul, totalul, restul de încasat și observațiile cu numărul comenzii. Opțional, extrasul bancar în format MT940, pentru verificarea totalului.

Cum se potrivește o poziție cu o factură?

Întâi după numărul comenzii din referința coletului, după ce sufixul BIS este scos. Dacă numărul lipsește sau nu există în FACTURI, poziția se caută după nume și sumă, fără să conteze majusculele sau diacriticele. Suma încasată se compară cu restul de încasat al facturii.

Ce înseamnă POTRIVIT SIGUR, DE VERIFICAT și NEGĂSIT?

POTRIVIT SIGUR: aceeași comandă, aceeași sumă și același client; poziția intră direct în lista de import. DE VERIFICAT: există o factură probabilă, dar suma diferă, comanda lipsește sau factura e deja folosită. NEGĂSIT: nu există o factură cu această comandă și nici una cu același nume și aceeași sumă.

Se ajustează singure diferențele de 0,01 sau 0,10?

Nu. Orice diferență, chiar și de un ban, trimite poziția la un om, iar 0,01 sau 0,10 nu se ajustează automat fără o regulă aprobată. Diferența rămâne vizibilă în sumar după confirmare.

Cine decide pozițiile nesigure?

Un om. Pentru fiecare poziție vede motivul și factura propusă, apoi confirmă factura, alege alta sau lasă suma nealocată. Abia după decizie poziția trece în lista de import. O factură deja folosită nu poate fi aleasă a doua oară.

Merge și pentru GLS, Netopia sau Sameday?

Fiecare borderou se procesează separat, pe platformă, pentru că fiecare are alt format. În demo este activ Fan Courier; celelalte platforme sunt în curând.

Ce face automatizarea în plus față de demo?

Preia borderoul din email sau dintr-un folder, citește facturile neachitate din WinMentor, trimite excepțiile la persoana care decide și pregătește încasările pentru BANCI. Înregistrarea directă în WinMentor se validează cu versiunea și firma de suport a clientului.

Trebuie să schimbăm WinMentor?

Nu. Automatizarea lucrează cu WinMentor-ul pe care îl aveți, prin DocImpServer sau prin exportul FACTURI. Este nevoie doar ca numărul comenzii să apară pe factură, în observații.

Cât costă?

Costul depinde de proces, numărul de sisteme implicate și complexitatea automatizării. Începem cu o analiză a procesului, după care vă putem oferi o estimare clară a implementării.

Nu ați găsit răspunsul?Întrebați-ne direct sau programați o analiză

Ce mai rezolvăm

Alte procese pe care le automatizăm

Contact

Analizăm împreună borderourile dumneavoastră

Precizați câte borderouri primiți pe zi, de la ce platforme și cum înregistrați acum încasările în WinMentor.

SunațiWhatsApp

Datele sunt folosite doar pentru a vă răspunde (Politica de confidențialitate).

Urmează o analiză gratuită de 30 de minute, apoi primiți harta procesului și o estimare de durată și cost.

Sau programați direct o analiză
Analiză gratuită · 30 min

Programați o analiză

După analiză primiți harta procesului, ce merită automatizat și o estimare de durată și cost.

Ce ați vrea să automatizați?

Alegeți una sau mai multe variante.

Pasul 1 din 2